Kiedy kartka albo Excel przestają wystarczać?
Przy jednej lub dwóch maszynach wiele informacji można zapamiętać. Problem zaczyna się wtedy, gdy w gospodarstwie pojawiają się kolejne ciągniki, przyczepy, samochody i urządzenia, a razem z nimi polisy, badania techniczne, zgłoszenia usterek, naprawy i dokumenty.
Dobra aplikacja nie ma zastępować całej pracy kolejnym skomplikowanym systemem. Powinna skrócić drogę od pytania „co było robione przy tej maszynie?” do konkretnej odpowiedzi widocznej również na telefonie.
Jedna karta dla każdej maszyny
Podstawą jest osobna karta maszyny lub pojazdu. W jednym miejscu warto przechowywać jej nazwę, zdjęcie, status, ważne dokumenty, zgłoszone problemy i historię wykonanych prac.
Dzięki temu pracownik nie musi szukać informacji w kilku zeszytach, a właściciel może szybciej sprawdzić, czy dane zgłoszenie zostało już obsłużone.
Usterka powinna prowadzić do zapisanej naprawy
Samo zapisanie, że maszyna ma problem, nie zamyka sprawy. Przy zgłoszeniu powinno być wiadomo, czego dotyczy usterka, kto ją zauważył i czy maszyna może być dalej bezpiecznie używana.
Po wykonaniu pracy zgłoszenie powinno zostać powiązane z naprawą. Taki ciąg zdarzeń tworzy historię, do której można wrócić przed kolejnym sezonem albo rozmową z mechanikiem.
Przypomnienia wynikające z dokumentów
Terminy najlepiej przepisywać bezpośrednio z polisy, dowodu rejestracyjnego, gwarancji albo własnego planu prac. Program powinien przypisać datę do konkretnej maszyny i przypomnieć o niej odpowiednio wcześniej.
W gospodarstwie przydają się między innymi przypomnienia o końcu OC, badaniu technicznym, gwarancji oraz zaplanowanych pracach serwisowych. Zakres obowiązków zależy od rodzaju i sposobu użytkowania danej maszyny, dlatego źródłem terminu powinien być właściwy dokument.
Dostęp w miejscu, w którym powstaje informacja
Usterka najczęściej nie zostaje zauważona przy biurku. Dlatego informacje o maszynie powinny być dostępne na telefonie, a zgłoszenie problemu nie powinno wymagać przepisywania danych po powrocie do domu.
Przydatny jest również prosty podział dostępu. Właściciel, pracownik i mechanik nie zawsze potrzebują tych samych działań, ale powinni pracować na tej samej historii maszyny.
Jak zacząć bez wielkiego wdrożenia?
Najlepszy test to dodanie jednej często używanej maszyny. Uzupełnij podstawowe informacje, dodaj najbliższy ważny termin i zapisz pierwszą usterkę albo wykonaną naprawę.
Jeżeli po kilku dniach łatwiej znaleźć informacje niż wcześniej, można przenosić kolejne maszyny. FarmaPro Flota rozwijamy na potrzeby własnego gospodarstwa właśnie w takim praktycznym modelu.
Najczęstsze pytania
Czy program do maszyn musi mieć GPS?
Nie. Do uporządkowania kart maszyn, terminów, usterek, napraw i dokumentów śledzenie położenia nie jest potrzebne.
Od ilu maszyn warto korzystać z aplikacji?
Nie ma jednej granicy. Warto zacząć wtedy, gdy informacje są rozproszone albo ważne terminy zależą od pamięci jednej osoby.
Czy FarmaPro Flota działa bez modułu Trzoda lub Drób?
Tak. Flota jest samodzielnym produktem i może być używana niezależnie od pozostałych aplikacji FarmaPro.